El truco para saber priorizar bien tus tareas y tomar decisiones correctas

¿Sabes tomar decisiones correctamente? ¿Gestionas bien tu tiempo? ¿Distingues entre una tarea urgente y una tarea importante?

Y lo más importante, ¿sabes ocuparte de ellas de forma productiva?

A lo largo del día tenemos que ocuparnos de diversas tareas, pero muchas veces cometemos el error de activar nuestro piloto automático y actuar sin una planificación previa y gestión de nuestro tiempo.

Pasamos de una tarea a otra, dejamos algo a medias para responder ese email que acaba de entrar, vamos apagando fuegos todo el tiempo… y así día tras día.

Actuar de esta manera tan caótica nos impide avanzar en lo realmente importante quedándonos atrapados en el mundo de lo urgente.

Cómo distinguir lo urgente de lo importante

Como tarea importante entendemos todas aquellas acciones que tienen que ver con nuestro proyecto vital o empresarial, aquellas que nos ayudan a estar cada día un poco más cerca de nuestra meta.

Por lo tanto, la importancia depende de lo mucho o poco que esta tarea nos acerque a nuestro objetivo.

Sin embargo, una tarea urgente es aquella tarea pendiente que se vuelve prioritaria y que requiere de nuestra atención inmediata.

Las cosas urgentes no suelen ser importantes pero se vuelven prioritarias si no se resuelven a tiempo.

En este caso, la urgencia aumenta a medida que se nos acaba el tiempo de gestión.

 

Según Stephen Covey, autor del libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”, las personas altamente productivas son aquellas que se ocupan de lo importante y no de lo urgente.

Enfocarse en lo urgente nos absorbe demasiado de nuestro valioso tiempo y nos impide atender lo realmente importante. De este modo, las tareas urgentes se convierten en uno de los principales factores de distracción y pueden desviar nuestra concentración y rumbo de las actividades que SÍ nos acercan a nuestro objetivo.

Aprendiendo de Eisenhower

Dwight David Eisenhower fue el comandante supremo de las tropas de los Aliados en la Segunda Guerra Mundial, así como el trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos.

Pero no sólo es recordado por sus victorias y conquistas, sino también por su método de toma de decisiones conocido como “La matriz de Eisenhower”.

A partir de las variables “importancia”y “urgencia” traza una matriz con dos ejes para poder discernir cada tarea según estos dos elementos.

matriz eisenhower

Lo que es importante raramente es urgente, y lo que es urgente raramente es importante

~ Dwight David Eisenhower

 

A partir de esta matriz podemos obtener diferentes tipos de tareas y saber cómo actuar frente a ellas.

Importante y urgente >> ante una situación con estas características tienes que ocuparte en ese mismo momento ya que no permite dilación. No postergues este tipo de acciones aunque te de pereza o miedo, o simplemente no te apetezca, porque cuanto más la alargues más urgente será todavía si cabe y lamentablemente no, no desaparecerá. Postergar este tipo de situaciones solo hará minar tu productividad, ya que pesará como una losa sobre ti a lo largo de todo el tiempo que no te ocupes de ella, impidiéndote avanzar en lo importante.

Importante pero no urgente >> si tenemos una tarea importante pero no urgente quizás habrá que retrasarla ante situaciones importantes-urgentes. Lo mejor es planificar con antelación este tipo de tareas a lo largo de tu semana. De esta forma sabrás previamente qué tareas importantes, recuerda, esas que te acercan a tu objetivo final,  tienes que acabar esa semana.

Urgente pero no importante >> si es urgente pero no importante lo mejor es que si puedes lo delegues en alguien de tu equipo. Si trabajas tu solo entonces resérvate unos minutos de tu día para ocuparte de ello antes de finalizar la jornada.

Ni urgente ni importante >> si una tarea no es urgente ni tampoco importante entonces plantéate si verdaderamente tienes que ocuparte de ella o es mejor eliminarla.

Cómo aplicarlo en tu día a día

Seguramente nos repetimos más que el ajo, pero uno de los factores más importantes para ganar en foco y productividad es planificar.

Planificar tu semana con antelación te aporta claridad sobre las tareas que tienes que cumplir, el tiempo que dispones y cómo vas a organizarte para conseguir ocuparte de todo. Y ahora me dirás “vale, pero las urgencias no se pueden planificar”. Y ahí tienes razón, pero lo que sí podemos planificar es un espacio de tiempo al día para los posibles imprevistos y urgencias que surjan.

 

Así que ya sabes, cuando te dispongas a planificar tu semana no olvides de clasificar las tareas según su urgencia e importancia utilizando la matriz de Eisenhower, distribuye las tareas importantes a lo largo de los días y reserva un espacio de tiempo para posibles urgencias e imprevistos. De esta forma te ocuparas de ellas de forma productiva.

 


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